公司遗失物品

我在某单位旅游公司上班，在游客中心负责买饮品等等，但是当时第一次不清楚怎么管理销售本就是写错了就撕开了，还有医院人员在我们短暂停留段时间内吃饭的费用也都是我记着的。我请了次假回来公司要交帐了 那个记着帐的笔记本也不见了。我们部长叫我们写个情况说明。就是不知道怎么写的。请哪位大神指点迷津，感激不尽